颬颬前進中：好生活指南

大家好，我是颬颬。

今天無意間看到電腦桌面「工作急展開」的檔案，才想起很久之前就讀完這本書了，卻因為心理狀態不佳，而把這種「世俗」的書拋到九霄雲外，忘記公告給大家參考了XD

這本算是蠻日本風格的商業書，重點很清楚，但整體的內容蠻雜亂的，原本期待它是一本和領導技巧有關的書，但內容拉哩阿紮包含了一堆除了領導以外的工作技巧，雖然也蠻實用的，但總覺得有一種被欺騙時間的感覺XD

就整理給大家囉！

一、讓上頭對你放手的說服技術:

問題1:因為說話方式出了問題，導致主管聽了心情不美麗。

問題2:因為回復時機不佳，導致業務無限期延宕。

→關鍵1:了解「主管到底在做什麼?」/能否幫到主管在乎的績效?

→關鍵2:「找出主管聽了會忍不住想點頭的要點」

1. 優先給予安全感(馬斯洛需求理論)
2. 針對對方的痛點(憂慮)搶先提出解決方法 

→關鍵3:「快、很、準」因為主管不只有你一個部屬/先講結論，並補充依據等內容，最多三個重點。

二、以「雙贏」取代「我辦不到」:對自己有利的條件下找出方法。
問題:當主管臨時提出不可能的要求時
→步驟1：告訴自己「不是只有YES或NO兩種答案」→第三種可能性?
→步驟2：確實掌握情況→向對方確認提出的要求最終目標究竟為何?
→步驟3：衡量協商程度。「如果...的話，那就沒問題」，「我希望把資料做得完整一點（對方的好處），可以改成本周五前提報嗎（你的好處）？」把重點放在對方，而非自己。

三、報告、聯絡、協商
(一)口頭報告:

1. 針對主管的提問回答(先講結論)。

2. 三個重點方式補充說明。

3. 其他細節(中間聯繫過程&轉折等等)，必要時再說明。

範例:今天早上要你約的客戶，約到了嗎?

A:我有打過電話了，對方好像很忙，接電話的人….

B:抱歉，目前還沒有約到。

(二)EMAIL如何一目瞭然:(看EMAIL就知道一個人會不會工作)

1. 標題寫清楚(目的、期限、主題、急迫性)

EX. 開會時間調查，調查完畢後告知開會時間，標題應該怎麼寫？

「開會時間已確定【7/6(三)14:00】

2. 正文內容從結論破題→此次會議禹合種主題有關、對方希望自己做什麼?

3. 條列式寫出候補選項，並善用標號、換行及凸顯重點→A或B或C
A

B

C

(三)商量的要訣:站在對方立場思考

你問長官:你覺得哪裡比較好?

長官:那你覺得哪裡比較好?

實際的決策流程:你先決定，長官再從你的決定下最終決定。

※與其被動等待上頭替你做決定，還不如練習自己決策，長遠來看，對於職涯成長才有幫助!

關鍵:設想對主管而言，什麼才是最重要的?(練習當一個長官)

EX.比較X個方案之後，我認為_最適合(先講結論)

A優勢、B優點+缺點、C優點+缺點。

(四)犯錯要回報，但不是馬上

1. 先冷靜

2. 報告時，使用修飾語(“可能”、雖然很難啟齒)或刻意製造萬分自責的氛圍(如:我犯了很嚴重的錯誤)，讓主管降低對該狀況的要求。

3. 報告重點:為什會發生?打算如何處理?未來如何防範?

四、打動同事:搏感情就對了!

(一)確實將工作分派出去

1. 找到同事的專長、特色，評估如何帶來戰鬥力。他們手上的工作?懷著什麼樣的心情上班?對他們而言，哪些是有好處?哪些事有壞處?

2. 平時就要打好關係，了解各單位在進行什麼計畫及跨部門協助，信賴關係要在事情發生之前就建立完成。

(二)如何將工作委託給同事?像街頭藝人一樣攬客

讓對方產生「當事人意識」，一開始就讓對方參與，讓他覺得是「完成共同的任務」。從一開始就告訴對方自己準備要做什麼，讓對方參與!

(三)對付麻煩人物:
1. 小酸酸→賞他一點正能量

設法說動小酸，讓他們的按照我們的想法行動。小酸酸攻擊，不用認真接球，閃躲就好!打造成雙方都有好處的雙贏結構。

2. 負能量→引導對方放眼未來

(1)先讓他們一次講個夠

(2)發現問題重複時候，問他:你希望接下來事情要怎麼發展?；讓他自己回答，不能由我們給答案。

(3)繼續問他:納你覺得你要怎麼做才能讓事情變好?

3. 臭屁鬼→滿足對方的尊重需求。

不愧是!

難以置信/我都不知道!

好厲害喔/真了不起

難得你都…了，真是可惜!

你說的沒錯/原來是這樣啊!

(四)讓部屬動起來:關鍵在服老!

1. 下指令之前，要有”我已經是大叔了”的自覺

你所理解的知識，總有天會被淘汰；要有前輩的樣子”剛開始不懂沒關係，我教你…這樣就ok了!。

2. 如何交辦給部屬?給他甜頭，了解這麼做有何好處!

→清楚說明目的，並展現執行本專案的”願景”，讓人與願景共鳴、提升他們的動機。要用能激起他們工作動機的方式傳達。”把這個弄懂的話，你就多學會一項技術囉!”

3. 一次最多糾正一件事。
不要造成別人的壓力，使用輕鬆的口氣。
具體指出哪裡不好，會造成什麼困擾

具體指出改善方向(什麼、何時、哪裡、誰、如何)

有改過來，要明確指出對方「表現很好、一次ok」讓對方覺得自己被看見。

4. 謝謝要說得即時、具體。

讚美的能力十分重要。當場向對方具體說出哪裡做得好、怎麼個好法。
可透過第三者的話表達感謝。
將糾正和稱讚正向搭配使用，產生綜合效益。
ex.你的…很棒，感謝..如果…就更好了!

5. 交辦工作:展現學習心態，別人就會跟上來

(1)如何獲得信賴?你準備交辦給部屬的業務，你一定要將裡面的內容了解透徹。(一起邊做邊學)
兩種知識:專業知識、經營知識。

(2)如何培養可靠:

˙認清自己與部屬的世代差異及文化落差

˙交辦工作要清楚描述願景，讓對方知道自己的好處何在。

˙依次糾正一項錯誤

˙道謝要舉出具體事實

˙交辦任務展現學習心態

˙適時讓對方失敗中獲得教訓(經歷一次不可收拾的小小失敗)，並且要有「萬一搞砸了，自己要負責救災」以及「不讓事情真的搞砸」。

(五)概略交辦工作，留給部屬思考空間(多提問而非給答案)

→避免「奉命行事」而無法成長!

刻意將工作維持在未經統整的狀態，交給部屬自行思考並執行。

(尚未決定詳細內容的準備階段，就邀請對方參與、盡量提出意見，滿足尊重需求)

→交辦完之後，要製造出願意與他們商量、討論的氛圍!

(例如:刻意找機會營造:我現在有空，有人要找我討論嗎?)

EX.下班前刻意離開座位，在公司內晃悠一圈，藉此向同事攀談，了解每個人目前的工作狀態。

說了不代表聽見，聽見不代表聽進去，聽進去不太表理解，理解不代表贊同，贊同不代表真的願意採取行動。

五、會議技術

(一)刪除會議的無謂消耗

將會議分成:

腦力激盪、提案、決策、資訊交流等類型。釐清:此次召開會議的目的究竟為何?

1. 減少與會人數/或刪除與大家無關的事情，私下討論。
2. 決定會議時間:事先做好準備，控制開會時間。
   →主席要事先知會會議重點，並規範各項議題的時間、討論程度。
   設定會議目標:今天要…所以…。
   EX.今天的會議是腦力激盪，目標是請大家盡量提出意見
   EX.今天是資訊交流會議，所以互相確認工作進度後，就來決定下個月的企劃由誰負責。
   EX.大家可提出意見:例如，這個部分用電子郵件告知企劃進展、這個部分AB兩人私下討論就好。

(二)掌握會議的類型與目標

「今天的會議，前半30分鐘是腦力激盪，後半15分鐘要做出決策」→畫圖→那就決定是A了，後面還有什麼要討論呢?

1. 腦力激盪會議: 沒有人提出來，主席就要負責拋出各種無聊的提案，藉此降低提出意見的難度。
2. 提案會議: 針對提案具體報告。
3. 決策會議: 蒐集各種意見或提案後決定採用何者的會議。如果可能會陷入僵局，就要事先準備問題，讓決策者能夠「是非」回答，加速會議。主席要負責找出共識的折衷點。
4. 資訊交流會議: 通常發訊息要求回復即可。但也能透過面對面報告發先一些意外的資訊。

(三)會議流程被打斷:

1. 愛插嘴的大聲公: 死守在白板前位置，讓同一陣線主管坐在自己的正對面、讓大聲工作自己的隔壁→讓他看到議程說”現在是討論這個議題，妳的提問另外討論”。

2. 事後諸葛亮:直接點名對方當場說出自己的意見。

3. 批判先生/小姐:問他”那妳覺得怎麼做比較好?”邀請對方加入討論。如果對方不願意提供，就說”現在並非討論這個問題的最佳時機，回到正題”。

(四)將討論內容視覺化

1. 避免會議變成空談(看到在討論什麼)

2. 提高與會者的當事人意識:圖表、照片等投影資料。讓對方注意力集中。

3. 容易達成共識

4. 事先寫下議題與規則

(五)立刻決定、馬上行動。

1. 會議最後要重述”該如何行動”的決定:
(1)具體行動為何(做啥)?
(2)負責人是誰(誰做)?
(3)截止期限(何時完成)?→要具體明確的日期。

會議後立刻行動，會提高與會者對妳的信賴感。

六、文書資料怎麼寫

(一)高效率處理法: 拿出紙筆，匯出綜觀全體的設計圖

1. 能夠聚焦既定方向：沒有修改、思考的限制。
2. 較易掌握進度：可看出好不好蒐集、需要花多少時間等。
3. 找出簡單的任務委託他人。

(二)易懂的方式書寫：

1. 用刪去法整理會議記錄（只留下對對方重要的內容），只寫結論。
2. 記錄的重點：時間、場所、與會者名字、決定事項（列點<7）、會議後採取的行動（5W1H：何事、何人、何時、何地、為何、如何）「XX研討會的計畫，需在10/4中午12:00前完成：負責人小糖」→當場確定、下次開會的預定計畫。
3. 當天下班前，將會議中的發言統整完畢，交出記錄。
4. 一目了然的書面報告：先思考對方想要讀到什麼。
5. 海量資料傳送：

1. 貼了圖片記得壓縮
2. 確認檔案大小與傳送方式
3. 信的內文摘要附件檔案和確認事項。

七、管理你的憤怒

(一)不生氣的方法：

1. 告訴自己：我今天一整天都不生氣。遇到想生氣的事情，先深呼吸；單純理解「生氣與否操之在己」
2. 用憤怒以外的情感表達感受：只要闡述事實及說出背後的情緒大多數人會願意聽（焦慮、疼痛、痛苦、哀傷、寂寞、絕望）

(二)如何回應正在生氣的人？

1. 不要隨之起舞。對方只是想把憤怒的情緒排出來而已。這時候：當一個傾聽者，或先抱歉認錯。想像自己是一個局外人，站在壘台外。
2. 只接收言語，不接收情緒：無視對方，或像鸚鵡一樣複述對方即可。

(三)憤怒處理法：轉移注意力

1. 培養一個用來忘記煩躁的嗜好。
2. 把自己弄得很累，先睡覺在說。
3. 看無裡頭的搞笑漫畫或揉麵團。

(四)如何給他人建議：先表明立場，再詢問對方。

EX. 我自己的想法是這樣，那你呢？

128. 我這個世代的人，太太當家庭主婦，是理所當然的事。那你呢？托兒所之類的支持體系完善嗎？如果…可以找我商量喔
128. 我太太懷孕時，曾因身體吃不消而離職。那你呢？

(五)家庭圓滿的關鍵句

1. 想讓對方傾聽自己的意見，先接納他的想法，或滿足對方的尊重/歸屬/愛需求。

EX. 如果媽媽最愛的…沒繫上安全帶，最後遇到車禍受傷的話，媽媽會很難過、很傷心，所以媽媽希望X…可以繫好安全帶，好不好？

2. 假裝有在聽對方說話

以上就是【這樣下指令，工作即展開】書摘，希望淺顯明白讓讀者如你一目了然～
請跟著颬颬一起前進，讓我們邁向好生活吧！
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