颬颬前進中：好生活指南

大家好，我是颬。

最近在職場作跨單位的合作專案，遇到許多不同類型的合作夥伴，雖然自己不是主管，但如何掌握這些夥伴的進度及激勵他們的合作態度，卻是時時需要面對的難題。
和許多不同的人協作之後，發現共同的問題，除了外患(長官因素)之外，更多遇到的是內憂，就是工作者本身工作方法上的習慣和能力有別。
有鑑於自己不是主管，不能用「指導」的方式給對方建議，要如何用其他有效的方式溝通，以及如何幫助他們瞭解自己的問題，就成了工作上最需要的解決方案。

今天這本《主管這樣說，下屬一定作得到》算是把各類型工作者分類得蠻清楚的，要如何協助針對他們的關鍵痛點加強，也提出了具體的對策。
推薦給需要面對不同類型合作者或下屬的各位。

一、工作慢吞吞的下屬

這種下屬通常都是沒有建立有效率的工作系統及思維，就算態度很努力，速度也總是快不起來。
所以這類型的下屬，最主要就是教他們怎麼使用有效率的思維工具。

(一)工作嚴重延宕:如何補回落後的進度才是關鍵

1.讓他想好剩下的工作怎麼辦，轉為「向前看思考」關注未來會有更好的表現:今天就做到這裡吧，用剩下的五分鐘，想想明天以後該怎麼作；現階段的狀態明天要如何追回。
2.一天的最後作回顧反省:今天時間分配不順利的原因是?有沒有今天作了之後才發現超出預期時間的事?明天如何活用今天的發現?

*工作中的自省能力非常重要，我常遇到態度不錯，能力普通的人，缺乏自省能力，會讓他們進步的速度和幅度非常小。所以主管或前輩適時引導他們後設思考，了解自己的習慣有什麼問題並進行重點式的改善非常重要。

(二)下屬的工作順序很奇怪:以成果及實現程度為基準，不把重要工作留到最後。

1.因為重要性可能太抽象，所以改成以成果和實現程度為標準分類:成果大且實現程度高>成果大但實現程度低>成果小但實現程度高>成果小且實現程度低。
2.制定明確基準，並告訴下屬，讓他們就算不套用四象限，也知道以什麼工作為優先
3.記得必須留下某種程度讓他們自行思考，增加決策經驗。

(三)下屬常常作太晚，沒有時間:找出不必要的工作，縮短思考時間、限制時間

1.作快一點→早一點作
2.不必要的工作→提醒重點在哪不要完美主義，壓縮作業時間
3.朝著縮短思考時間仍能教出高品質成果的方向努力，運用截止期限效果，限制思考業務的時間。
4.設定”什麼都不作的時間/確保完整時間的習慣”減少一天可用時間，強迫增強效率，意識到無謂的工作。

(四)不願意隨時報告:為減少退件重作的麻煩，讓報告變成積極正向的工作

1.讓下屬知道報告是為了節省下屬時間。
2.交辦工作時:(1)短期內，先交出草案及排程，確認認知(2)確定期中報告的時間，以利隨時修正，避免重作。

*這種下屬最難發現，因為這類下屬看起來通常蠻精明的，對自己也有一定的要求，反而常常花太多時間在自己的初稿上，導致浪費許多時間。

(五)窮擔心的下屬:加強判斷力，培養自行思考後行動力

1.提供必要的基準及授權範圍:除了..以外，其他你自己想就好。
2.預先想到下屬難以判斷的部分，事先提供遇到這種難題該如何是好的線索。
3.試著反問下屬，讓下屬說出自己的意見，錯了也沒關係。再告訴他自己會如何作。
4.不要斥責下屬自行思考後型動的部分，只要給他回饋「下次這樣判斷，覺得如何?」

(六)嘴上說好，遲遲不行動的人

1.支持他跨出第一步，讓他動了再改變想法，自然進入工作模式。
2.問他何時要開始?(設定開始的截止期限)從哪裡開始?讓他親口說，產生”行動宣示效果”，成為自己守承諾的動力。

(七)努力卻做不出成果的人:讓他覺得自己有能力

1.鎖定一個優先改善重點
2.不要追究原因和否定:滿足下屬的自我效能。使用”我訊息”以”我”為主詞說話，表達為領導人的意見，避免過度產生壓力。
3.可以針對已達成的部分先詢問，再問下次如何進行。

 二、錯誤百出的下屬

遇到這種下屬最頭痛的地方，就是找到他內心裏面真正的盲點。如果沒有找到那個盲點，只會一直重複犯錯。

(一)老犯相同錯誤:

1.WHY→WHAT(犯錯的原因是什麼?):將重點放在就事論事，以及改善行動。
2.成為一個能夠商量的領導人:先否定自己的方式開場”大概我的傳達方式不夠好吧””我的說法是不是不好懂?”然後再問下屬”你覺得怎麼作比較好?””多給我一點意見，一個也可以，教我吧”然後再問”你覺得怎麼作才不會發生同樣的問題?”
3.定期提醒。(因為無法事先避免，同樣的流程還是會忘記，不如改成定期提醒)

(二)工作量不多，但仍然常常犯錯:
*先懷疑工作方式再調整工作量

1.讓他知道有更好的方法
2.落實更好的方法:多要求提醒，讓他發現自己有改善的空間。引導下屬把改善放在心上。讓他發現目前的方式無法因應未來的需要。
3.不能減少工作量，透過一樣的工作量逼迫下屬改變工作方法。

(三)隱匿過錯

1.責罰隱匿不報，鼓勵即時反應。
2.打造容易報告的環境。

(四)沒有野心的下屬

1.告訴他不積極挑戰(行動)，考績會變差，增強危機意識；失敗也不會影響考績。
2.若失敗:”勇於挑戰本身值得肯定，下次一起努力讓他成功吧”

(五)成為下屬的避風港:

1.失敗了，先安慰下屬。
2.扮演輔佐下屬腳色，讓團隊和下屬成長的人:
-明確指出希望改善的部分，並問下屬”這個月你無法達標，打算如何挽回?”
-若無具體想法:近一步追問”你想如何努力?具體如何作?”
-獲得反擊:先肯定對方你說的對，再反問”那我們一起想想今後如何挽回，你有什麼建議?”問到對方答不出來，再提出建議。

三、停止工作的下屬

(一)隱匿問題不說的下屬:要先提高心理安全感

-"希望…時間內能交出來，你現在手邊還有哪些工作""你覺得哪部分比較花時間?有哪裡不清楚或覺得困擾?"

(二)避免鬥志下滑:消除風險，問下屬"哪個部份讓你擔心"然後再說"如果不順，我會協助你""告訴他要注意哪個部分"

(三)現況績效不佳:找出下屬長處，明確告知問題所在

(四)與下屬關係不好，如何分配工作:命令改為商量並尋求意見，再拜託。

(五)自信受損心情低落:用"繼續、改善、挑戰"讓他振作。先一起懊惱再回顧，一起檢討問題，思考解決方案(應持續的優點K、應改善的問題P、新挑戰的議題T)，幫助下屬再成功一次，恢復自信。記得討論問題時，一邊溫和回應，增加心理安全感。

(六)少交談的下屬:盡量打招呼，聊聊工作雜事，盡量具體好回答的範圍。

1.下屬來討論時，一開始就要決定討論時間，避免講到一半突然停止。
2.下屬打招呼要確實回應
3.創造容易談話的氛圍

(七)年長下屬:尊重使之受到仰仗，成為大戰力，感謝他們的意見，多聽經驗分享。

(八)不聽話的下屬:指出終點方向，想辦法讓他找出答案

1.讓他切身體會不聽別人意見的缺點
2."你覺得如何作…才會過關"然後不斷反問會遇到的問題，然後讓他主動問如何過關。再給予建議。

(九)擅自行動的下屬:傳達心情(表達遺憾、傷心)，但不要生氣

*自己沒有決定權、動員許多人、拜託其他部門的越權行為

1.告知商量的好處，以及斥責不報告。
2.我很信任你啊，你不來報告，真的讓我很遺憾。如果換成是你，你被這樣對待，有何感想?"

(十)被動的下屬:由支配型領導人，轉變為支援型領導人

1.告知下屬"我會輔佐你，由你主導"但也要能身先士卒，指定的方向要具體的範圍。隨時確認進度，發現下屬無法推動，要收回工作主導權。重要不是單純收回主導權，而是一定期間內收回主導權。
2.表達請"他"作的理由與好處:
(1)找他作有必要:對"他"的好處與幫助
(2)給他工作而不是作業:留有授權發揮的空間。
(3)讚美的理由要給的具體明確。

(十一)無法堅持的下屬

1.只設定稍微有難度的目標(挑戰區)
2.告訴他我們追求的只有最終目標，避免使用過程目標當作藉口。

(十二)抗壓力性低的下屬

1.持續給他壓力，讓他正視壓力，突破困境。
2.改正放大思考的習慣，不讓他過度消沉，例如"你覺得這種事發生機率有多高"避免擴大解釋。建議他版回一城的重點。
3.強調挽回不困難:改善這裡就可以了，告訴他挽回的方法。

(十三)不敢拒絕的下屬-DESC法:

D-客觀描述目前狀況/我現在是專案的成員，有很多時間花在那裏。
E-主觀說明自己或對方的心情/我可能會忙到6月，到時候有機會可以幫忙。
S-將對方期待的解決對策視為特定提案/如果是7月以後的專案，我就可以加入，這次要麻煩找別人。
C-思考對方同意與不同意要如何回答的選項/那就拜託你了OR那我和領導人溝通看看。

四、重視休假的下屬

1.只要提高生產力，什麼都不用擔心。
2.不經意地拜託:這件你可以作吧。

*下屬想請長假

1.我們一起想想休假期間工作和工作方式
2.有任何問題或擔心的事情都可以隨時討論(先聽聽本人的想法，保持談論空間):關心下屬擔心的事情，可掌握業務狀況，或重新檢視團隊的業務。
3.把休假的要求，當成全體員工重新檢視工作方式的契機:為了更享受休假，想想如何改善業務，例如趁機廢除不必要的業務，或嘗試更有效率的做法。

五、如何培育下屬?
讓精英員工自行思考如何指導下屬，但是再下屬遇到麻煩時出手幫忙。試誤的經驗才能讓人成長。

以上就是【主管這樣說，下屬一定作得到】書摘，希望淺顯明白讓讀者如你一目了然～
請跟著颬颬一起前進，讓我們邁向好生活吧！