颬颬前進中：好生活指南

大家好，我是颬颬。

你是一個常犯錯的人嗎？你對於犯錯抱持著什麼樣的態度呢？

活在資訊爆炸的勞心時代，要在日益擴增的業務雜事及超載的注意力中，維持完美的工作效率及品質，談何容易？

今天介紹的《零失誤法則》這本書，就是在教大家發生失誤時，如何以務實的角度，有效檢視問題源頭，從根本改造，杜絕未來重複犯錯的風險，減少因修復失誤造成的資源浪費。

本書作者飯野謙次畢業於史丹佛大學工程學博士。在工程領域中，儘管是小小的失誤都有可能造成無可挽回的重大事故，因此，作者基於工程學、失敗學等領域累積的實務經驗及知識，提出讓任何人都能提高自身工作效率的具體方法。

本書共計九章，第一章闡明零失誤的目的、好處及原理原因；第二章到第八章以各單元小節說明各種類型的失誤及解方，包括：時間管理疏失、溝通障礙、注意力及記憶失誤、檢核清單陷阱、計畫失誤及非預期失誤；第九章則聚焦於犯錯與修正的正確心態。

重點摘述如下:

一、常見失誤及解方

1.時間管理疏失

守時，是誠信的基石。時間管理疏失主要分為兩種，一種是忘記約定好的行程或行程衝突，另一種是為未能在約定期限完成目標。前者的重點在避免依賴個人記憶力，除了善用行事曆或電子郵件工具提醒自己公私行程，避免撞期外，也可以善用分享功能，讓合作雙方的資訊更透明，避免排程失誤或可做雙重確認；後者的失誤原因則較多元，包括：不適當的工作量、高估自己的工作能力、低估工作的規模、未能妥善安排不同專案之間的重要順序，以致中間時程未銜接清楚造成浪費。解決方法包括：適時釐清自己的工作量配比，並積極反映、釐清工作本質及價值，將心力聚焦關鍵要素、切分具體工作計畫將之最小單位化，以利檢視各階段流程及合作對象之互動等。

2.溝通障礙

溝通品質是合作順暢與否的重要關鍵，也是大部分失誤發生的原因。書中將溝通失誤來源分為四類：資料不一致、書面溝通、內隱知識、理解錯誤。第一類主題為檔案版本不一致造成的常見問題，為了避免雙方雞同鴨講，作者建議需要共享的資料只能保存在一處，並應使用兩種以上的資料備份，標註主從之分；第二類書面溝通失誤來自於訊息的不完整及雜訊，故作者建議讀者應確保電子郵件的主旨清楚明確，內容應以三行內表達主題、目的、委託事項及期限，確保淺簡明確及適度換行，並應重述主旨避免來回確認或漏看。此外，為使所有參與者了解來龍去脈，來回信件收件者應包含全部成員、引用原始內容，避免夾帶附件，確保無檔案錯誤及版本更新問題，並減少信件容量及中毒風險。

第三、四類溝通錯誤，則屬於脈絡不一致引發的潛在錯誤。因內隱知識造成的錯誤，係源自於每個人的成長軌跡不同，容易因內在觀點上的微妙差異產生誤會，所以確保溝通資訊透明、團隊成員對工作所需的條件定義有同步共識，是工作順利的條件。具體方法包括共享資料、將大目標具體拆解為小目標，並搭配圖片或文字以視覺化方式呈現，或積極補足自己不熟悉的工作概念與知識；而理解錯誤也是常見的溝通問題，為確保雙方理解的內涵一致，在接獲指令後，建議依自己的理解，把要達成目標及要件用言語表達重述一次，提供對方雙重確認，減少認知差距。

3.注意力及記憶失誤

注意力是精力管理最重要的核心，容易受短期記憶力及情緒影響，且因人腦工作容量的限制，無法要求一個人去注意每件事情，即使要求專注於一件事，也有可能因為過度注意一個重點而忽視其他重點，導致更嚴重的失誤。對此，作者提出一個非常重要的概念：如果作業過程需要保持不間斷的高度注意力及記憶力，就表示作業本身不夠成熟、設計有缺陷，故重點是將系統改造成即使不專注或不記得也不會發生失誤的結構。

作者提出善用外部大腦減少短期記憶佔用工作記憶容量的秘訣，包括：使用便利貼或待辦清單，依重要性及時間順序編排、維持最低限度的物品或資料避免管理成本、以影響行為的外部環境配置（如：以重要文件包擋住大門，沒攜帶就無法出門）或養成每日習慣避免花費額外記憶，以及透過有效的電子郵件管理每日行程，例如：以未讀郵件提醒自己待辦及重要事項。

4.檢核清單陷阱

為了確保事情按部就班依照程序進行，人們傾向製作檢核清單或操作手冊，但作者指出SOP的製作內容及使用方式，仍舊會造成失誤風險，原因有二：製作內容不明確，需要人為思考或進一步確認，以致留有失誤的空間；或因過度信任或習慣使用檢核表，造成注意力鈍化及盲點。

第一種問題的解方，在於理解操作手冊的目的，不是讓人了解整體結構，而是花費最少心力，讓任何人都能依循正確的順序做對。即使說明不完整，但照著做就能完成，才是好的操作手冊，因此，必須確保每一個操作的細節都有明確的標準、依照固定的順序及邏輯、避免模糊不清的指令，例如：「水槽溫度是否適宜」相較拆分為兩項檢核標準「水槽溫度未低於60度、水槽溫度未逾80度」更容易出現含糊不清的理解及判斷。

針對第二種問題，作者指出只要以不同的檢視角度或觀看視野，進行兩次以上的檢查，就能避免「程序相同的確認」導致出現類似失誤的風險。例如，一人以正常順序依項目檢核，另一人以反方向檢核；或是一人以純數字核對，一人以折線圖核對，便能立刻發現不一致之處。

5.計畫失誤及非預期失誤

計畫失誤與非預期失誤，大部分來自於過度自信與低估風險。針對計畫失誤，作者認為必須具備PDCA（計畫、執行、查核/結果、行動）的意識，而且要具體思考如何在截止期限以前，發揮現有的能力去執行，並依據運作現況靈活調整目標及計劃，若計畫不如預期，也必須逐一反省各個環節回饋調整；而非預期失誤，作者提出的解決方法，包括：充分蒐集專家或門外漢的意見，完善各種角度的可能性、預設最糟狀況及逆向反推失敗的預防方法。

二、面對失誤的正確心態

面對失誤的第一步，並非直接檢視問題，而是勇於承認並負責。因為坦承失敗，才有決心面對失敗，而不是逃避問題。此外，有些人在承認失敗之後便一決不振，故作者特別提醒，便對失誤不應過度恐懼，而要設想更大的時間範圍，重新定義失敗的意義─失敗，其實是長遠巨大成功的一部份。透過反覆不斷地修正失敗及失誤，透過每天的工作磨練創造性，變能提高工作速度與品質，獲得成就感及真正的快樂。

三、個人工作術秘訣

我認為作者在書中提及善用外部大腦保留工作記憶容量，可有效減少個人失誤，對提升工作效率和品質十分關鍵。工作記憶是言語溝通、問題解決等高階行為的基礎，當要執行的任務越複雜、越不熟悉，或越需要注意力或短期記憶，就會佔用越多的工作記憶，若造成大腦認知超載，就容易發生失誤；因此越能將日常事務結構化、習慣化，越能降低對工作記憶的干擾，保留空間給更重要的事物，以及確保一切準確順行。

在《日本全能記憶大師的高績效大腦工作術中》，也針對記憶失誤、注意失誤、溝通失誤和判斷失誤，提出相應的解決方法，與本書的意旨不謀而合，十分推薦延伸閱讀，而其中的核心精神就是：「將一切外在改造為不須考量個人狀態好壞，無須高智商、高記憶力也能運作順暢的結構」，以下分享二項我個人認為相當實用的技巧。

1.自動執行化的日常管理

你曾因為猶豫下一步要做什麼而不自覺地浪費了許多時間嗎？在《搞定！2分鐘輕鬆管理工作與生活》這本書中，作者強調為了節省每次思考下一步所需要的精力與時間，最簡單有效的方法，便是在收到任務時，就立刻將事務分為三種：2分鐘內可做完的事、下一步在何時要做的事、不需要做的事。這種做法的核心精神，在於批次化思考、按表操課行動。批次化思考是建立一個屬於自己的「集中收件匣」，將占用注意力的事物放進去，包括想法、念頭、專案等，確保自己不會遺漏任何重要事項；接著列出優先順序清單，將其化為具體可衡量的目標，同時切分各項專案及待辦事項，設定執行的時間；最後，按照時刻表執行，如此就能擺脫心有旁騖的心理壓力，確保超高效率。

我的作法是，以電子郵件為核心當作「集中收件匣」，建立雲端「每日優先順序清單」，畫出每月表格，列上重大目標及提醒事項，並列出每天的日期，詳列上午及下午待辦事項及預計辦理的時間，重要事項留有完整的時段執行，當日必須完成的事項以紅字粗體表列，確保自己當日完成，或可依照重要性於下班前重新安排隔日執行清單，也能透過這樣的練習掌握自己調配工作、計算工時的精準度。收到工作任務之後，除了當下可做完的事立刻執行外，將複雜的專案立刻拆分成多個執行步驟，並按照籌備、執行、覆盤的需要，放入指定日期的待辦列表中，如有等待他人回復的事項，會列在截止日期，以利未收到回復時提醒自己當日致電關心。

2.把電腦改造為外部大腦

除了「每日工作行程」按表操課，以及善用作者在書中提及的電子郵件管理之外，我也將電腦打造為個人化的外部大腦，確保自己一上班就能立刻進入工作狀態，一下班就能立刻放下工作，維持工作與生活的平衡。具體方式包括兩大要訣：善用電腦桌面打造流程化視覺系統、建置資料夾時以終為始打造快速交接的理解結構。

電腦桌面保持整潔是即時查找資料、掌握工作進度的關鍵，我將電腦桌面的畫面一分為三，左半部是常用系統及工具、中間是重要會議及專案的捷徑、右半部是日常工作捷徑，並均有分類圖示作為視覺標籤。重要會議及專案捷徑主要是方便檔案查找使用，通常是放置最外層的主題資料夾。日常工作捷徑則會隨時更新，並細分為：上陳中的公文、正在進行或已放入近期排程的業務、待回復的事務、待檢視思考的內容，並在每一個資料夾捷徑名稱上，標註執行日期，按照順序排列，若完成則立刻從桌面刪除，方便一眼明白正在進行中的工作或需留意的待辦事項。

檔案管理技巧也是高效工作者必備技能，資料夾路徑是否清楚明確，顯示了工作者的邏輯是否清晰。我認為工作第一天拿到個人電腦，建置資料夾的當下，就必須思考未來如何有效使用，好處多元，除了方便自己查找資料，請假委託代理人協助、交接或合辦業務時，也能快速幫對方進入狀況並有效複製所需要的資訊及經驗。為了節省業務交接成本，我甚至會自己建置EXCEL表單，紀錄每一筆經手公文的日期、業務類別、主旨、收發對象、資料夾放置路徑，如大腦神經元般方便連結查找。

不過在共享檔案的技巧上，書中並未提及到、我卻認為非常重要的關鍵是，檔案管理員的主責劃分，因為就算共同編輯，也會因為不知道對方修改了哪裡，而不確定自己的資訊更新到什麼程度，或是需要花時間找出與前次不同之處，導致溝通上的誤會和干擾，故這點是我正在實驗優化的重要技能。

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以上就是【零失誤法則+日本全能記憶大師的高績效大腦工作術】重點摘要及心得分享，希望淺顯明白讓讀者如你一目了然～

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